Soru : Hangi araştırmalar için etik kurul onayı almak zorunludur?

Cevap : Etik kurul onayı, insan katılımcıların yer aldığı her türlü bilimsel çalışmada yasal ve akademik bir zorunluluktur.

Soru : Etik Kurul toplantılarının her ayın ilk haftasının Çarşamba günü olduğu belirtilmiştir, başvurumun değerlendirilmesi için en geç kaç gün önce kurula ulaşması gerekmektedir?

Cevap : Etik Kurul her ayın ilk haftası toplanmaktadır. Böylece bir önceki ayın son Cuma günü mesai bitimine kadar kurula belgelerin ulaşmasını sağlamanız, başvurunuzun toplantı gündemine alınması için önem taşır. Toplantı tarihinden üç gün öncesine kadar olan evraklar gündeme alınır. Sonraki başvurular bir sonraki toplantıda değerlendirilir. Ancak, Temmuz-Eylül aylarında kurulun salt çoğunluğu sağlayamayıp-toplanamama ihtimali gözden ırak tutulmamalıdır.  

Soru : Başvuru dosyasında eksik evrak durumunda değerlendirme yapılır mı?

Cevap : Başvuru evraklarının tam ve doğru bir şekilde hazırlanması gerekir, bu sorumluluk bavuru sahibine aittir. Eksik evraklı başvuru değerlendirmelerinin sonucunda Başvuru Dosyasındaki eksik evrakların tamamlanması talebiyle “yeniden başvuru kararı” tebliğ edilir.

Soru : Başvuru formunda eksik doldurulan veya boş bırakılan kısımlar olduğunda ne olur?

Cevap : Başvuru Formu eksiksiz ve doğru bir biçimde doldurulmalıdır. Bu sorumluluk başvuru sahibine aittir. Eksik doldurulan veya boş bırakılan form birimlerinin varlığı durumunda “yeniden başvuru kararı” tebliğ edilir. Başvuru formundaki her öğe elzem ve yerine getirlmesi zorunludur.

Soru : Araştırmanın uygulaması Türkçe dışında bir dili gerekli kılıyorsa onam formu ve sorular kısmı gibi katılımcılara yönelik belgeler nasıl düzenlenmelidir?

Cevap : Bu durumda ilgili formlar (onam formları, kurum izinleri, mülakat ve anket soruları gibi) Türkçe’nin yanı sıra İngilizce de hazırlanarak her ikisi Başvuru Dosyasına eklenmelidir.

Soru : Yeniden başvuru yaptığımda hangi belgeleri eklemeliyim (ilk başvurudaki belgeleri tekrar dosyaya eklemeli miyim)?

Cevap : Yeniden başvurular eksiklerin tamamlanması için talep edilir ve bu nedenle bütün evraklar yeniden, tam ve doğru bir şekilde hazıranarak Başvuru dosyasına eklenmelidir.

Soru : Etik Kurul Başvuru Formunun farklı öğeleri arasında verilen bilgilerde bir tutarsızlık varsa, örneğin bir yerinde mülakat yapılacağı diğerinde anket yapılacağı belirtilmişse, bu durumda ne olur?

Cevap : Bu durumda Başvuru Dosyasındaki tutarsızlıkların giderilerek yeniden başvuru yapılması ve bilimsel tasarım ve etik ilkelere uygunluğun sağlanması istenir ve bu durumunda “yeniden başvuru kararı” tebliğ edilir.

Soru : Online anket uygulaması yapacağım, dosyama nasıl eklemeliyim?

Cevap : Bu durumda iki şey talep edilir: ilk olarak anket sorularının formu bütün halinde başvuru dosyasına eklenmelidir. Ikinci olarak online ankete katılım davet mektubu hazırlanarak onun içerisinde anketin linki verilmelidir; linkin üstündeki davet kısmında onam bilgilendirmesi eklenmiş olmalıdır.

Soru : Araştırmanın veri toplama süreci nasıl belirlenmelidir?

Cevap : Veri toplama başlama ve bitiş tarihleri, etik kurul izni alındıktan sonra olacak şekilde planlanmalı ilgili yer de (talep edildiği şekilde, Mayıs 2025 gibi etik kurul toplantı gündemine ait ay yazılmalıdır) belirtilmelidir. Veri toplama süreci etik kurul izni alınmadan başlatılamaz, başvuru formunda bu tür bir hata olması durumunda revizyon talep edilir. Projenin/Araştırmanın tahmini veri toplama dönemi için “başlangıç tarihi” yazılırken genellikle her ayın ilk haftası yapılan etik kurul toplantısı dikkate alınarak toplantı tarihinden sonraki bir tarih olarak yazılmalıdır.

Soru : Başvuru Formundaki konu, kapsam, amaç ve yöntem gibi bölümleri çok kısa bir şekide doldurmam sorun teşkil eder mi?

Cevap : Başvurular araştırmanın yasal, bilimsel ve etik ilkelere uygunluğunu değerlendirmeyi mümkün kılacak şekilde ve bütünlüklü yazılmalıdır. Aksi durumda yeniden başvuru gerekir. Bu nedenle çok kısa ve özet ifadelerden kaçınılmalı ve geniş bir özet şeklinde (en fazla 250 kelime) ve araştırma tasarımını tam olarak ortaya koymayı mümkün kılan bütün bilgilere yer verilmeli, bilimsel atıflarla yazılmalıdır. Atıf sıstemi olarak APA 7’nin kullanılması tavsiye edilmektedir. Kullanılan kaynaklar, yöntem kısmının içerisinde kaynakça başlığı altında verilmelidir.

Soru : Araştırma yapacağım kurum etik kurul izni olmadan kurum izni vermemektedir, bu durumda ne yapmalıyım?

Cevap : Milli Eğitim Bakanlığı gibi bazı kurumlar, açık kaynaklarda, yapılacak araştırma izni başvurularında etik kurul izni talep ettiklerini belirtmiştir. Bu durumda, başvuru dilekçesinde söz konusu kurumun talebi açıkça belirtilmelidir. Açık kaynaklarda olmayan ve bireysel başvuruda bu durum öğrenilmişse, sizlere kurum tarafından verilen yazılı evrakı dilekçenize eklemeniz gerekmektedir.

Soru : Başkasının hazırladığı ölçeği kullanabilmem için sahibinden izin almam gerekli midir?

Cevap : Başkasının hazırladığı ölçek kullanımlarında ilke olarak sahibinin izni talep edilmektedir. Kişiyle veya yasal temsilcileriyle iletişime geçilerek izin verildiğine dair yazılı bir beyan alınarak Başvuru Dosyasına eklenmelidir. Fakat çok eski ve sahibine ya da mirasçılarına (kişi veya kurumlara) ulaşılması mümkün değilse, araştırma tasarımında ölçeğin sahibine net referanslarla (ve açıklamalarla) yapılan bilgilendirmeler yeterli kabul edilecektir.

Soru : 18 yaşından küçük bireylerle çalışma yapacağım, yalnızca onları izni yeterli midir, ya da bulundukları kurumun izni yeterli midir?

Cevap : Hayır. Bu durumda, 18 yaşındak küçük bireyler için hem kendi onamları hem de yasal veli/vasi gibi kanuni temsilcilerinin onamları mutlaka alınmalıdır. Benzer şekilde boşanmış ailerde yasal velinin onamı alınmalıdır. Bütün bunlar için ayrı ayrı aydınlatılmış onam formu hazırlanmalıdır. Ayrıca eğer çalışma okul gibi bir kurumda yapılacaksa kurum izni de ayrıca alınmalıdır.

Soru : Başvuru formunda belirtilen hassas (çocuk, hamile, yaşlı, özel gereksinimli bireyler...) ve dezavatajlı gruplar (göçmen, suça karışmış, devlet koruması altındaki bireyler…) ile ilgili talep edilen işlemde ne tür süreç olmalıdır?

Cevap : Bu durumda öncelikle hassas ve dezavantajlı bireylerin aydınlatılmış onam formu için yasal temsilcilerinden gerekli iznin alınmasını sağlayan bir “aydınlatılmış onam formu” hazırlanmalıdır. Öte yandan bu gruplarla yapılacak çalışmada, veri toplama süreçlerinin ve sonrasının taşıdığı olası riskler tanımlanmalı ve ne tür tedbirlerin alındığı açıkça anlatılmalıdır. Bu grupları örselemekten kaçınılmalı ve süreçte özenli davranılmalıdır.

Soru : 2209-A TÜBİTAK projemiz kabul edildi. Bölüme başvuru için dilekçeyi kim vermelidir?

Cevap : Bu durumda dilekçe araştırma yürütücüsü tarafından bölüme verilir. Dilekçede danışman hocanızın ve diğer araştırmacıların isimlerini zikrettikten sonra yürütücü olarak imzalamanız gerekmektedir. Öte yandan Etik Kurul Başvuru Formu doldurulurken aynı şekilde bütün isimlere yer verilmelidir.

Soru : Aynı anda iki veya daha fazla araştırma yapmak istiyorum. Hepsi anket olsa, örneğin, tek bir Başvuru formu doldurmam yeterli midir?

Cevap : Hayır. Her bir araştırma için ayrı Başvuru Formu hazırlanmalıdır. Her bir araştırma için  ayrı bir Etik Kurul Başvuru Dosyası hazırlanmalıdır.

Soru : Talep edilen belgeler içinde kabul almış TÜBİTAK proje başvuru formu da bulunmaktadır; bu formda araştırmamın bilgileri bulunduğu için Başvuru Formunun ilgili kısımlarını boş bıraksam olur mu?

Cevap : Hayır. Başvuru formunda istenen bilgiler tam ve doğru bir şekilde verilmelidir; formun her öğesi doldurulmalıdır. Başvurunuz öncelikle bu form üzerinden değerlendirilecektir. Proje metninin talebi, tutarlılık gibi ilkeler içindir.

Soru : Hazırlamış olduğum onam formlarını araştırmayı yaptıktan sonra doldurulmuş hallerini size ibraz etmem gerekiyor mu?

Cevap : Hayır. Normal koşularda, Kurul olarak incelediğimiz onam formları gibi belgeleri doldurduktan sonra Kurulumuza ibraz etmeniz gerekmemektedir. Araştırma süreci başladıktan sonra sürecin bilimsel ve etik sorumluluğu araştırmayı yöneten ve gerçekleştiren kişilere aittir.

Soru : Kuruldan yeniden başvru kararı ve düzelti talepleri geldi, fakat ben düzeltileri yapmadan yeniden aynı formlarla başvuru yaparsam ne olur?

Cevap : Kurul bu durumda -eksiklerde temmerüdde- başvurunuzun reddine karar verecektir. Talep edilen revizyonlar yasal, bilimsel ve etik ilkelerin sağlanması için elzemdir; sağlanmadıklarında aynı çalışma için yeniden başvuru imkanı ortadan kaldırılmış olacağı için reddine karar verilecektir.