Staj başvuruları, Bilgi Yönetim Sistemi (BYS) altında yer alan "Staj Yönetim Sistemi" modülü üzerinden gerçekleştirilmektedir. Başvurunun işleme alınabilmesi için sisteme yüklenen belgelerin eksiksiz, güncel ve hatasız olması zorunludur.

Öğrencilerin, staj başlangıç tarihinden en az 20 (yirmi) gün önce gerekli belgeleri sisteme yüklemiş olması gerekmektedir. Bu sürenin altında kalan başvurular sistem tarafından otomatik olarak reddedileceğinden, tarih planlaması tamamen öğrencinin sorumluluğundadır.

Staj takvimi oluşturulurken başlangıç ve bitiş tarihlerinin çalışma günleri baz alınarak dikkatle hesaplanması gerekmektedir. Resmi tatil günlerinde staj yapılamayacağı göz önünde bulundurulmalı ve toplam gün sayısı buna göre planlanmalıdır.

Başvuru esnasında firma ve yetkili bilgilerinin sisteme doğru girilmesi, sürecin sonuçlandırılması açısından kritiktir. Özellikle staj süresince öğrenciye rehberlik edecek Yazılım Geliştirici, Bilgisayar Mühendisi veya Yazılım Mühendisi diplomalı görevlinin bilgilerinin girilmesi gereklidir.

Staj sonlandırma aşamasında, belirtilen yetkili kişinin kendi e-posta adresi üzerinden sisteme giriş yaparak onay vermesi gerekeceğinden, girilen e-posta adresinin doğruluğundan ve aktif olduğundan mutlaka emin olunmalıdır.

Başvuru Belgeleri

1. Staj Formu: Öğrenci kısmı öğrenci tarafından ve şirket kısmı şirket tarafından doldurulur. Şirket yetkilisinin onayı için kaşe ve imza zorunludur. İş günü sayısı staj yönergesine uygun hesaplanmalıdır. Komisyon onay kısmını başvuru sonrasında staj komisyonu başkanına imzalatılmalıdır.

2. Kimlik: Kimlik belgesinin arkasının ve önün fotokobisini alınması veya e-devletten kimlik belgesinin çıktısını alınması gerekmektedir.

3. Aile Sağlık Yardımı Sorgulama Belgesi: Öğrencinin adına ödenecek Sigorta Primi belirleyeceğinden kişi beyanı esas olup formun eksiksiz doldurulması gerekmektedir. Yabancı uyruklu öğrenciler için zorunlu bir belge değildir.

4. SPAS Müstehaklık Sorgulama(Sağlık Provizyon Aktivasyon Sistemi): hizmetinden pdf belgesi temin edilir. Borç vb. durumlar nedeniyle belge oluşmuyorsa, sistemdeki ekran görüntüsü çıktı olarak teslim edilmelidir. (Yabancı uyruklu öğrenciler muaftır.)

5. İş Yeri Staj Sözleşmesi: Öğrenci, şirket ve dekanlık tarafından gereken yerleri imzalanarak iletilir. Dekanlık onayı öğrenci tarafından takip edilmelidir. Ücretsiz stajlarda firma talep etmiyorsa bu belgenin doldurulması zorunlu değildir.

Staj sonlandırma işlemleri, Bilgi Yönetim Sistemi (BYS) bünyesindeki Staj Yönetim Sistemi modülü vasıtasıyla yürütülmektedir. Süreç, öğrencinin sistem üzerinden sonlandırma talebini oluşturmasıyla başlar; akabinde, başvuru esnasında belirtilen yetkili kişinin e-posta adresine gelen bilgilendirme doğrultusunda sisteme giriş yapıp işlemi onaylamasıyla resmiyet kazanır.

Staj evraklarının tesliminin sağlıklı bir şekilde yapılabilmesi ve değerlendirmeye alınabilmesi için belgelerin eksiksiz ve hatasız doldurulması şarttır. Bu kapsamda; haftalık çizelgelerin, staj defteri sayfalarının ve yetkili bildirim belgelerinin ilgili kısımlarının iş yeri yetkilisi tarafından mutlaka imzalanmış ve kaşelenmiş (veya mühürlenmiş) olması gerekmektedir.

Akademik dürüstlük ilkesi gereği, aynı iş yerinde veya ortak bir projede görev alan öğrencilerin staj dosyalarını özgün ve birbirinden farklı hazırlamaları esastır; içeriği birebir aynı tespit edilen dosyalar kopya muamelesi görerek reddedilir.

Evrak teslim süreçlerinde; yaz dönemi stajları için ilgili Eğitim-Öğretim Güz Yarıyılında Staj Komisyonu tarafından ilan edilen son tarihe, ara dönem ve dönem içi stajları için ise staj bitiş tarihinden itibaren 2 aylık süreye riayet edilmesi gerekmektedir. Mazeret belirtilmeksizin yapılan geç teslimler kabul edilmemektedir.

Değerlendirme aşaması olan staj savunmaları, yaz dönemi için Güz Yarıyılında belirlenen tarihlerde, diğer dönemler için ise belgelerin sisteme yüklenmesini takip eden en geç 1 ay içerisinde gerçekleştirilir. İlan edilen tarihlerde mazeretsiz olarak savunmaya katılmayan öğrencilerin notu sıfır (0) olarak girilir ve bu öğrencilere tekrar savunma hakkı tanınmaz.

Staj Teslim Belgeleri

• Haftalık Çizelge ve Staj Defteri Şablon belgesi : Öğrencilerin staj süresince doldurması gereken haftalık çalışma çizelgelerini ve yapılan işlerin detaylı olarak raporlanacağı staj defteri sayfalarını içeren şablondur.

• Sorumlu görevli yazılım dalını ve unvanını belirten belge : Öğrenciye staj süresince refakat eden yetkili personelin, ilgili lisans alanından mezun olduğunu ve unvanını Staj Komisyonuna beyan eden şablonudur.

• Staj Değerlendirme Anketleri (BYS Bilgi Yönetim Sistemi'nden erişilir.) : Staj sürecinin verimliliğini ve memnuniyet düzeyini ölçmek amacıyla, öğrenci ve iş yeri yetkilisi tarafından Bilgi Yönetim Sistemi (BYS) üzerinden elektronik ortamda doldurulan geri bildirim formlarıdır.

Belgeler arka arkaya sıralanıp tek pdf olarak sisteme yüklenmelidir.