Aydınlatma Metni

 

KARADENİZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA METNİ

 

Karadeniz Teknik Üniversitesi (KTÜ) olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekteyiz. Eğitim-öğretim, araştırma ve toplumsal katkı başta olmak üzere tüm faaliyetlerimiz kapsamında öğrencilerimiz, akademik ve idari personelimiz ile üniversitemizle ilişkili gerçek kişilere ait her türlü kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (KVKK) uygun olarak işlenmesi ve muhafaza edilmesine büyük önem vermekteyiz.

Başta, özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülüklerini belirlemek amacıyla çıkarılmış olan KVKK ve ilgili mevzuat kapsamında Üniversitemiz “Veri Sorumlusu” olup sizlerin kişisel verilerine ilişkin işleme faaliyetini gerçekleştirmektedir.

KVKK kapsamında kişisel veri işleme; kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla kişisel verilerinizi elde etmemiz, kaydetmemiz, muhafaza etmemiz, saklamamız, güncellememiz, açıklamamız, sınıflandırmamız, elde edilebilir hale getirmemiz, mevzuatın izin verdiği üçüncü kişilerle paylaşmamız veya onlara devretmemiz gibi konularda kişisel veriler üzerinde gerçekleştirecek olduğumuz her türlü işlemi ifade etmektedir.

İşbu aydınlatma metni KVKK’ nın “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı 10. maddesine istinaden 10 Mart 2018 tarihli Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğine uygun olarak tarafımızca hazırlanmıştır. Aşağıda bu aydınlatma metninde geçen bazı kavramlar açıklanmıştır.

Kişisel veri

Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

İlgili kişi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

Özel nitelikli (hassas) kişisel veri

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.

Veri sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.

Veri işleyen

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişidir.

Açık rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.

 

A) Kişisel Verilerinizin İşlenmesinde Uyulan Genel İlkeler;
Üniversitemiz tarafından sunulan tüm hizmetler kapsamında kişisel verilerinizi; KVKK’nın “Genel İlkeler” başlıklı 4. maddesinin 2. fıkrasında yer alan;

1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
2. Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
3. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
4. İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
5. İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme,

ilkelerine uygun olarak işlemekteyiz.

 

B) Veri Sorumlusunun ve Varsa Temsilcisinin Kimliği

Veri Sorumlusu Bilgileri

Karadeniz Teknik Üniversitesi Rektörlüğü (KTÜ)

Adres

 Üniversite Mahallesi Milli Egemenlik Caddesi No:19 Ortahisar/TRABZON

Telefon

 0 (462) 377 44 01 / 377 21 04

Faks

 0 (462) 325 32 05

E-posta

 kvkk@ktu.edu.tr     

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)

 karadenizteknikuniversitesi@hs01.kep.tr

 

C) Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği
Kişisel verilerinizi doğrudan veri sahiplerinin kendisinden temin edebildiğimiz gibi dolaylı olarak 3. kişilerden veya veri sahibinin kendisinin alenileştirmiş olduğu veriler içerisinden de temin edebilmekteyiz. Toplanan kişisel verilerinizi, KVKK’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde aşağıda belirtilen amaçlar için işlemekteyiz;

• Eğitim ve Araştırma Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Hastane Hizmetlerinin Yürütülmesi
• Hasta Tıbbi Dosyalarının Tutulması
• Teslim Alma-Verme İşlemlerinin Yapılması
• Ödünç Kitap kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi
• Çalışanların Kurumsal Kimlik Bilgilerinin İşlenmesi
• Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Memnuniyeti ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
• Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
• Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
• Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini
• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi
• İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması ve Değerlendirilmesi
• İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
• Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi
• Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Talep / Şikayetlerin Takibi
• Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
• Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Yabancı Personel Çalışma ve Oturma İzni İşlemleri
• Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
• Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi
• Paydaş Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
• Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Sosyal Sorumluluk ve Sivil Toplum Aktivitelerinin Yürütülmesi
• Araç Takip Sisteminin Yürütülmesi
• Üniversitemizin Stratejilerinin Belirlenmesi ve Uygulanması
• Üniversitemizin ve Faaliyetlerinin Tanıtılması
• Staj İşlemlerinin Yürütülmesi
• Öğrenci Kulüp Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Üniversitemizin Hizmetlerinden Faydalanmanız İçin Gerekli Çalışmaların İlgili Birimlerce Yapılması
 

Ç) Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
KVKK ve ilgili yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak işlenen kişisel verilerinizi; gerektiğinde (C bendinde belirtilen),  işlenmek üzere Üniversite ve/veya Üniversiteye bağlı birimlere, kanunen yetkili gerçek ve/veya tüzel kişilere (iş ortaklarına, alt işverenlere, tedarikçilere, ürün ve hizmetlerini aldığımız ya da herhangi bir alanda işbirliği yaptığımız, yurt içinde ve/veya yurt dışında bulunan gerçek ve/veya tüzel kişilere), KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen durumlar çerçevesinde aktarılabilmekteyiz.
 

D) Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel veriler ilgili kişinin rızası olmaksızın işlenemez. Ancak, aşağıdaki şartlardan birinin varlığı durumunda, açık rıza aranmaksızın kişisel verilerinizi işlemekteyiz.

1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
2. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
3. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
4. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
5. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
6. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
7. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Kişisel verileriniz somut duruma göre yazılı veya sözlü beyanlar, resmi yazışmalar, görsel öğeler, formlar üzerinden edinilen bilgiler, sözleşmeler, dilekçeler, tutanaklar, başvurular, ortak alan mobese-güvenlik kameraları, internet siteleri, üniversite ve ders yönetim sistemleri ve benzeri vasıtalarla fiziki ve elektronik ortamda toplanabilmektedir.

Kişisel verileriniz ilgili faaliyet kapsamında KVKK’nın 5. ve 6. maddesinde yer alan işleme şartları ve amaçlarına uygun olarak toplanmaktadır.
 

E) İlgili Kişinin Hakları

Herkes, veri sorumlusu olan Üniversitemize başvurarak kendisiyle ilgili;

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. KVKK 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. (5. ve 6.) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme,

 haklarına sahiptir.

F) Başvuru
Kişisel verisi işlenen gerçek kişiler, veri sorumlusu olan Üniversitemize başvuru hakkına sahiptir. İlgili kişiler, başvurularını Türkçe olarak yapmak kaydıyla bu haktan yararlanabilir.
KVKK’nın  “İlgili Kişinin Hakları” başlıklı 11. maddesinde yer alan konular ile ilgili taleplerinizi;

1. Kimlik tespitini sağlayacak bir belge ile birlikte Veri Sahibi Başvuru Formunun ıslak imzalı bir kopyasını Karadeniz Teknik Üniversitesi Rektörlüğü, Üniversite Mahallesi Milli Egemenlik Caddesi No:19 Ortahisar/TRABZON adresine şahsen ibraz etmek suretiyle,
2. Kimlik tespitini sağlayacak bir belge ile birlikte Veri Sahibi Başvuru Formunun ıslak imzalı bir kopyasını Karadeniz Teknik Üniversitesi Rektörlüğü, Üniversite Mahallesi Milli Egemenlik Caddesi No:19 Ortahisar/TRABZON adresine noter kanalıyla gönderme suretiyle,
3. Veri Sahibi Başvuru Formunu 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda tanımlı olan güvenli elektronik imza ile imzalayarak kvkk@ktu.edu.tr adresine göndermek suretiyle,
4. Kayıtlı Elektronik Posta hesabından karadenizteknikuniversitesi@hs01.kep.tr adresine KEP ile göndermek suretiyle,

tarafımıza iletebilirsiniz.

Üniversitemize eksiksiz olarak iletilen talepler, en geç 30 gün içinde yazılı veya elektronik ortamda cevaplandırılacaktır. İşlemin ücret gerektirmesi halinde; Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 7 inci maddesinde belirlenen işlem ücreti alınacaktır.

Üniversitemiz işbu aydınlatma metni üzerinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yeni düzenlemeler getirilmesi halinde değişiklik yapma hakkını saklı tutar.

 

Ek: Veri Sahibi Başvuru Formu (3 Sayfa)