Sisteme GiriÅŸ

Bize Yazın mesajları, birimin kurumsal e-posta hesabıyla açılan WYS - Bize Yazın Sistemi ekranında yönetilir. Biriminize cevaplanmamış mesaj geldiÄŸinde, Web Yönetim Sistemi ana sayfasında "... adet aktif cevaplanmayan Bize Yazın mesajınız bulunmaktadır" uyarısı görünür. Uyarıda, giriÅŸ yapmanız gereken birim e-posta adresi de yazılıdır.

[GÖRSEL: WYS ana sayfasındaki Bize Yazın uyarısı]

1. Web Yönetim Sistemi'nden çıkış yapınız.
2. Uyarıda belirtilen birim e-posta adresi ve ÅŸifresi ile giriÅŸ yapınız.
3. Sol menüdeki Bize Yazın baÅŸlığı altından ilgili sayfaya geçiniz.

Sol menüde üç sayfa bulunur:

• Bize Yazın Ä°ÅŸlemleri: Cevap bekleyen, iÅŸlemde olan ve cevaplanmış mesajlar.
• Bize Yazın ArÅŸiv: ArÅŸive gönderilmiÅŸ mesajlar.
• Bize Yazın Sayılar: Mesaj istatistikleri, grafikler ve PDF rapor.

[GÖRSEL: Bize Yazın Sistemi sol menü]

Bize Yazın İşlemleri

Bu sayfada biriminize gelen ve arÅŸive gönderilmemiÅŸ tüm mesajlar listelenir. Her sayfada 10 mesaj gösterilir; sayfalar arasında üstteki numaralarla geçiÅŸ yapılır.

[GÖRSEL: Bize Yazın Ä°ÅŸlemleri liste ekranı]

Filtreleme ve Arama

• BaÅŸlangıç Tarihi, BitiÅŸ Tarihi ve Kategori seçilip Göster butonuna tıklanarak liste süzülür.
• SaÄŸ üstteki arama kutusuna ad, konu, e-posta veya takip kodu yazıp büyüteç simgesine ya da Enter tuÅŸuna basarak arama yapılır.
• Arama yapıldığında bulunan sonuç sayısı gösterilir. Aramayı temizlemek için çöp kutusu simgesine tıklayınız.

Mesaj Durumları

Mesajlar durumlarına göre farklı renkte gösterilir:

Mesaj Ayrıntısı

Mesajın baÅŸlığına tıklandığında ayrıntıları açılır, açık olan diÄŸer mesaj kapanır. Ayrıntıda Durum, Kategori, Konu, E-Posta, Telefon ve Takip Kodu bilgileri ile mesaj ve cevap geçmiÅŸi tablo halinde gösterilir. Mesaja veya cevaba dosya eklenmiÅŸse Dosya baÄŸlantısıyla açılabilir.

[GÖRSEL: Açılmış mesaj ayrıntısı ve butonlar]

Mesajın altında şu butonlar bulunur:

• Ä°let: Mesajı ilgili baÅŸka bir birime yönlendirir.
• Ä°ÅŸlem Görüyor: Mesajın durumunu "Ä°ÅŸlem Görüyor" yapar. Yalnızca aktif (kırmızı) mesajlarda görünür.
• Cevap Yaz: Ziyaretçiye cevap göndermek için formu açar.
• Yazdır: Mesajın bilgilerini ve cevap geçmiÅŸini yazdırır.
• ArÅŸive Gönder: Mesajı listeden kaldırıp arÅŸive taşır.

Dikkat! Cevaplanmayan (kırmızı) mesajlar WYS ana sayfasındaki uyarıda sayılmaya devam eder. Hemen cevaplayamayacağınız mesajları Ä°ÅŸlem Görüyor olarak iÅŸaretleyiniz; böylece mesajla ilgilenildiÄŸi diÄŸer yetkililer tarafından da görülür.

Cevap Yaz

Ziyaretçiye cevap vermek için mesajın altındaki Cevap Yaz butonuna tıklayınız. Açılan pencerede mesajın bilgileri ve önceki cevaplar gösterilir; altında cevap editörü yer alır.

[GÖRSEL: Cevap Yaz penceresi]

• Editörde kalın, italik, altı çizili, numaralı/madde iÅŸaretli liste, hizalama ve yazı rengi kullanılabilir.
• Cevap yazıldıktan sonra Gönder butonuna tıklanır. Cevap kaydedilir ve ziyaretçinin e-posta adresine gönderilir.
• Gönderilen cevap, mesajın cevap geçmiÅŸinde yazanın adı ve tarihiyle görünür; mesajın durumu Cevaplandı olur.
• Aynı mesaja birden fazla cevap yazılabilir.

Dikkat! BoÅŸ cevap gönderilemez. "Cevap kaydedildi ancak e-posta gönderilemedi" uyarısı alırsanız cevap sisteme kaydedilmiÅŸ, ancak ziyaretçiye ulaÅŸmamıştır. Bu durumda ziyaretçiye mesajda yazan e-posta adresinden veya telefondan ulaÅŸabilir ya da Web Tasarım ve Programlama Birimi'ne bilgi verebilirsiniz.

Ä°let

Biriminizi ilgilendirmeyen ve baÅŸka bir birimin cevaplaması gereken mesajları Ä°let butonu ile ilgili birime yönlendirebilirsiniz.

[GÖRSEL: Ä°let penceresi ve birim seçimi]

1. Mesajın altındaki Ä°let butonuna tıklayınız.
2. Açılan pencerede Ä°letilecek Birimi Seçiniz listesinden birimi seçiniz. Listede arama yapmak için birim adının bir kısmını yazabilirsiniz.
3. Ä°let butonuna tıklayınız.

• Mesaj, seçilen birimin Bize Yazın listesine aktarılır ve birime e-posta ile bildirilir.
• Kendi biriminiz listede yer almaz.

Dikkat! Birim seçilmeden iletme yapılamaz. "Ä°letildi ancak birime e-posta gönderilemedi" uyarısı alırsanız mesaj birime aktarılmış, ancak bilgilendirme e-postası gitmemiÅŸtir; ilgili birime ayrıca haber vermeniz önerilir.

ArÅŸiv

Süreci tamamlanan mesajları ArÅŸive Gönder butonu ile arÅŸive taşıyabilirsiniz. ArÅŸivdeki mesajlar Bize Yazın ArÅŸiv sayfasında listelenir ve burada da arama yapılabilir.

[GÖRSEL: Bize Yazın ArÅŸiv ekranı]

ArÅŸivdeki mesajlarda iki buton bulunur:

• Geri Al: Mesajı tekrar Aktif duruma getirip Bize Yazın Ä°ÅŸlemleri listesine döndürür.
• Sil: Mesajı listelerden kaldırır.

Dikkat! Silinen mesajlar WYS ekranlarından geri getirilemez; yalnızca Sayılar sayfasındaki istatistiklerde Silinen olarak sayılır. Mesajı saklamak istiyorsanız arÅŸivde bırakınız.

Sayılar

Bize Yazın Sayılar sayfasında biriminize gelen mesajların durumlara göre dağılımı ve aylık deÄŸiÅŸimi gösterilir.

[GÖRSEL: Bize Yazın Sayılar ekranı]

• BaÅŸlangıç Tarihi, BitiÅŸ Tarihi ve Kategori seçilip Göster butonuna tıklanarak istatistikler süzülür.
• Tablo: Aktif, Ä°ÅŸlem Görüyor, Cevaplandı, ArÅŸiv, Silinen ve Toplam mesaj sayıları.
• Durum Dağılımı: Durumların oranını gösteren pasta grafik. Dilimin üzerine gelindiÄŸinde sayı ve yüzde gösterilir.
• Aylık Mesaj Sayısı: Her ay gelen mesajların durumlara göre dağılımını gösteren çubuk grafik. ÇubuÄŸun üzerine gelindiÄŸinde ayın toplamı gösterilir.
• PDF: Seçili tarih aralığı ve kategori için tablo ve grafiklerin yer aldığı raporu PDF olarak indirir.

Dikkat! Seçilen aralıkta hiç mesaj yoksa tablo, grafikler ve PDF butonu gösterilmez.

Sık Sorulan Sorular

WYS'ye girdiÄŸimde Bize Yazın mesajlarını göremiyorum.

• Bize Yazın mesajları birimin kurumsal e-posta hesabıyla görüntülenir. WYS ana sayfasındaki uyarıda yazan e-posta adresi ve ÅŸifresi ile giriÅŸ yapınız.

Listede aradığım mesajı bulamıyorum.

• Tarih aralığının ve kategorinin mesajı kapsadığını kontrol ediniz. Arama kutusunda eski bir arama kalmışsa çöp kutusu simgesiyle temizleyiniz.
• Mesaj arÅŸive gönderilmiÅŸ olabilir; Bize Yazın ArÅŸiv sayfasını kontrol ediniz.

Mesaj biriminizle ilgili deÄŸil.

• Ä°let butonu ile mesajı ilgili birime yönlendiriniz.

ArÅŸive gönderdiÄŸim mesajı tekrar cevaplamam gerekiyor.

• ArÅŸiv sayfasından mesajı Geri Al ile aktif yapıp Bize Yazın Ä°ÅŸlemleri sayfasından cevaplayabilirsiniz.

Ziyaretçi cevabımı almadığını söylüyor.

• Cevabın mesajın geçmiÅŸinde göründüÄŸünü kontrol ediniz. Ziyaretçinin e-posta adresi yanlış yazılmış olabilir veya e-posta gereksiz (spam) klasörüne düÅŸmüÅŸ olabilir.

Destek

Soru ve önerileriniz için https://www.ktu.edu.tr/web/bizeyazin adresinden, web@ktu.edu.tr e-posta adresinden veya 4480, 4481 ve 4483 numaralı dahili telefonlardan Web Tasarım ve Programlama Birimi'ne ulaÅŸabilirsiniz.