KTÜ Erasmus+ personel hareketliliği süreç rehberi (KA171)

Erasmus+ KA171 Hakkında Genel Bilgi

Erasmus+ KA171 Nedir

Uluslararası Kredi Hareketliliği (KA171) KA131 faaliyetine benzeyen ama ayrıştığı noktalar bulunan bir hareketlilik projesidir. KA171 ve KA131'in ayrıştığı temel nokta ortaklık kurulan ülkelerdir. KA131 dahilinde Erasmus program ülkeleriyle (AB üye ülkeleri, İzlanda, Lihtenştayn, Norveç, Makedonya, Türkiye, Sırbistan) işbirliği kurulabilirken KA171 kapsamında ortak ülkeler başlığı altında dünyanın farklı coğrafyalarından ülkelerle işbirliği tesis edilebilmektedir.

  • KA171 projeleri Yükseköğretim öğrencilerine diğer bir ülkede öğrenme ve staj, yükseköğretim ve akademik olmayan kurumların personeline ise diğer bir ülkede ders verme ya da eğitim alma imkanı sunan projelerdir.
  • KA171 projeleri, AB dış politika fonları tarafından desteklenir.
  • Fonlar 12 farklı bölge için 12 farklı bütçe zarfına bölünmüştür ve her bütçe zarfının boyutu AB dış politika önceliklerine göre belirlenmektedir.
  • Yalnızca ECHE sahibi yükseköğretim kurumları ve koordinatör kuruluşu ECHE sahibi yükseköğretim kurumu olan hareketlilik konsorsiyumları başvurabilir.
  • Bir projenin süresi 24 ay veya 36 ay olabilir.
  • Giden yönlü faaliyetlere destek verilebildiği gibi KA131 projelerinden farklı olarak KA171 projelerinde gelen yönlü faaliyetlere de hibe desteği sağlanır.
  • Giden ve gelen hareketliliklere ilişkin tüm hibe ödemeleri koordinatör kurum tarafından yapılır.
  • Kısıtlı mali kaynaklar ve rekabet içeren bir seçim süreci mevcuttur.
  • Ulusal Ajans'a sunulan proje başvuruları kalite değerlendirmesine tabi tutulmaktadır.
  • KA131 kurallarına benzer kurallara sahip olsa da, ayrıştığı noktalar bulunmaktadır.

 

KA171 Projelerinin Temel Amaçları Nelerdir

  • Öğrencilerinin kişisel gelişimlerini ve istihdam edilebilirliklerini desteklemek
  • Personelinin mesleki gelişimini desteklemek
  • Yükseköğretim kurumlarının kapasitelerini ve uluslararası boyutunu geliştirmek

 

Bölgelere Göre Ortak Ülkeler

Bölgelere Göre Ortak Ülkeler

 

Region 1  Western Balkans

Albania, Bosnia and Herzegovina, Kosovo, Montenegro

Region 2  Neighborhood East

Armenia, Azerbaijan, Belarus, Georgia, Moldova, Ukraine

Region 3

South-Mediterranean Countries

Algeria, Egypt, Israel, Jordan, Lebanon, Libya, Morocco, Palestine, Syria, Tunisia

Region 4  Russia

Russia

Region 5  Asia

Bangladesh, Bhutan, Brunei, Cambodia, China, DPR Korea, Hong Kong, India, Indonesia, Japan, Korea, Laos, Macao, Malaysia,  Maldives, Mongolia, Myanmar, Nepal, Pakistan, Philippines, Singapore, Sri Lanka, Taiwan, Thailand, Vietnam

Region 6  Central Asia

Afghanistan, Kazakhstan, Kyrgyzstan, Tajikistan, Turkmenistan, Uzbekistan

Region 7  Middle East

Bahrain, Iran, Iraq, Kuwait, Oman, Qatar, Saudi Arabia, United Arab Emirates, Yemen

Region 8  Pacific

Australia, Cook Islands, Fiji, Kiribati, Marshall Islands, Micronesia, Nauru, New Zealand, Niue, Palau, Papua New Guinea, Samoa,  Solomon Islands, Timor-Leste, Tonga, Tuvalu, Vanuatu

Region 9

Sub-Saharan Africa

Angola, Benin, Botswana, Burkina Faso, Burundi, Cameroon, Cape Verde, Central African Republic, Chad, Comoros, Congo, Congo -  Democratic Republic of the, Côte d?Ivoire, Djibouti, Equatorial Guinea, Eritrea, Eswatini, Ethiopia, Gabon, Gambia, Ghana, Guinea,  Guinea-Bissau, Kenya, Lesotho, Liberia, Madagascar, Malawi, Mali, Mauritania, Mauritius, Mozambique, Namibia, Niger, Nigeria,  Rwanda, Sao Tome and Principe, Senegal, Seychelles, Sierra Leone, Somalia, South Africa, South Sudan, Sudan, Tanzania, Togo,  Uganda, Zambia, Zimbabwe

Region 10  Latin America

Argentina, Bolivia, Brazil, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, Mexico, Nicaragua, Panama,

Paraguay, Peru, Uruguay, Venezuela

Region 11  Carribean

Antigua & Barbuda, Bahamas, Barbados, Belize, Cuba, Dominica, Dominican Republic, Grenada, Guyana, Haiti, Jamaica, St Kitts and  Nevis, St Lucia, St Vincent & Grenadines, Suriname, Trinidad & Tobago

Region 12  US & Canada

United States of America, Canada

Not: Bold olarak işaretlenmiş ülkelerde lisans ve yüksek lisans düzeyinde öğrenci değişimini amaçlayan projeler yapılamamakta, ancak doktora düzeyinde öğrenci değişimi gerçekleştirilebilmektedir.

 

Erasmus+ KA171 Anlaşmalı Üniversiteler

Kurumumuzun Erasmus+ KA171 ikili anlaşma listesine ulaşmak için tıklayınız.

Hibe Desteği Almaya Hak Kazanan Projelerimiz

2019 Proje Dönemi 

2019-1-TR01-KA107-073703 

TOPLAM BÜTÇE: 2.430,00 €

 

Ülkeler:

  • Japonya

Bu proje dönemi tamamlanmıştır. 

 

2020 Proje Dönemi 

2020-1-TR01-KA107-083718

TOPLAM BÜTÇE: 13.880,00 €

 

Ülkeler:

  • Gürcistan

Bu proje dönemi tamamlanmıştır. 

 

2023 Proje Dönemi 

2023-1-TR01-KA171-HED-000167432

TOPLAM BÜTÇE: 36.165,00 €

 

Ülkeler:

  • Bosnia and Herzegovina
  • Georgia
  • Ukraine
  • Ürdün
  • Rusya
  • Çin
  • ABD
  • Kanada

Bu proje dönemi yürütülmeye devam etmektedir. 

 

2025 Proje Dönemi 

2025-1-TR01-KA171-HED-000327950

TOPLAM BÜTÇE: 109.818,00 €

 

Ülkeler:

  • Amerika Birleşik Devletleri
  • Pakistan     
  • Arnavutluk
  • Kosova
  • Azerbaycan
  • Gürcistan
  • Ukrayna
  • Cezayir
  • Fas
  • Tunus
  • Barbados
  • Meksika
  • Kazakistan
  • Katar
  • Gambiya

Bu proje yeni dönemde yürütülmeye başlanacaktır.

Ders Verme Hareketliliği / Staff Mobility for Teaching Assignments (STA) - Genel Bilgi

Ders Verme Hareketliliği / Staff Mobility for Teaching Assignments (STA) - Genel Bilgi

Ders Verme Hareketliliği Nedir?

Personelin kurumumuzun anlaşmalı olduğu bir üniversitede kendi alanında ders vermesine yönelik bir faaliyettir.

Kimler başvurabilir?

Prof. Dr. / Doç. Dr. / Dr. Öğr. Üyesi

Başvuru için dil şartı nedir?

Adayların ÖSYM tarafından düzenlenen veya YÖK tarafından denkliği kabul edilen dil sınavlarından herhangi birinden 100 üzerinden en az 50 puan almış olmaları ve bunu belgelendirmeleri gerekir.

Dil puanı ek puanın uygulanacağı baz puan olarak değerlendirmeye alınır.

Dil sınavı sonuç belgelerinde tarih şartı aranmamaktadır.

KTÜ Erasmus+ KA1 yönergesine göre, eğitimlerinin lisans, yüksek lisans veya doktora kademelerinden herhangi birini yurt dışında tamamlamış adaylar, sunacakları bir dil sınavı sonuç belgesi yoksa yurt dışında tamamladıkları eğitime ait diploma/mezuniyet belgelerini başvuru esnasında sunmaları halinde dil puanları 75 olarak değerlendirmeye alınır; bu durumdaki adaylar daha yüksek puan aldıklarını gösteren bir dil sınavı sonuç belgesine sahiplerse, kendileri için daha avantajlı olacağından dil sınav sonuç belgesini sunmalıdırlar.

Anlaşma şartı var mı?

Anlaşma şartı var.

Hangi kurumlarda faaliyet gerçekleştirilebilir?

 

KTÜ ile anlaşmalı üniversiteler.

 

 

Faaliyet kapsamında ders verme yükü ne kadar?

1 haftaya kadar olan faaliyetler için en az 8 saat ders verme yükümlülüğü vardır.

Faaliyetin süresi ne kadar olabilir?

 

Ardışık 5 gün faaliyet gerçekleştirilmelidir. 

 

Maddi katkı tutarı nedir?

 5 günlük hibe + standart seyahat desteği

- Destek tutarları, Türkiye Ulusal Ajansı'nın ilgili proje dönemi için yayınladığı Uygulama El Kitabı'na göre belirlenir.

Seyahat desteği nasıl hesaplanır?

- Erasmus+ Uygulama el kitabınca gidilen ülkeye göre belirlenen Standart Seyahat Desteği sağlanır.

Hibe ödemesi ne zaman, hangi oranda yapılır?

- 5 günlük hibe ile hesaplanan standart seyahat desteğinin toplamından oluşan toplam hibenin %80 oranındaki tutarı, gerekli belgelerin yararlanıcı tarafından tamamlanmasını takiben ödenir. Geriye kalan miktar ise yurt dışından döndükten sonra, dönüş belgelerinin tamamlanmasını takiben ödenir.

- Personel Hareketliliğinden faydalanan personele verilen hibe katkı niteliğinde olup, yurt dışında geçirilen döneme ilişkin masrafların tamamını karşılamaya yönelik değildir.

Hibe ödemesi için hangi banka hesabı gerekir?

Hibe ödemesi alacak personelin kendi adına açılmış Ziraat Bankası Euro hesabı olmak zorundadır. Halihazırda hesabı olmayan personel hibe sözleşmesi hazırlamadan önce Ziraat Bankası'ndan Euro hesabı açtırmalıdır.

Gerekli belgeler nelerdir?

KTÜ Erasmus+ E-Belge Sistemi ve Gerekli Belgeler

Koordinatörlüğümüz 2019 yılından beri Erasmus+ E-Belge Sistemi'ni kullanmaktadır. Tüm belge hazırlama ve teslim etme işlemleri bu sistem üzerinden yürütülmektedir. Asil adaylara ve kabul sunarak yedek listeden asil listeye çıkan adaylara erişim bilgileri e-posta yoluyla iletilir.

KTÜ Erasmus+ E-Belge Sistemi: https://ktu.edu.tr/ofinaf/elektronikbelgeyonetimsistemiuyarilar

  1. Faaliyet Öncesi
  • Kabul mektubu
  • Dil sonuç belgesi
  • Mobility Agreement (Faaliyetin amacını, kazanımlarını ve planını içeren hareketlilik anlaşması)
  • Rektörlük Görevlendirme Yazısı
  • Hibe Sözleşmesi
  1. Faaliyet Sonrası
  • Katılım Belgesi
  • Pasaport giriş-çıkış mühürlerini içeren sayfaların taranmış kopyası
  • Biniş Kartları (fiziki biniş kartlarının taranmış kopyası veya online check-in durumunda ekran görüntüleri)
  • EU Survey (çevrim içi zorunlu katılımcı anketinin PDF kopyası)

Eğitim Alma Hareketliliği / Staff Mobility for Training (STT) - Genel Bilgi

Eğitim Alma Hareketliliği / Staff Mobility for Training (STT) - Genel Bilgi

Eğitim Alma Hareketliliği Nedir?

Kurumumuzun anlaşmalı olduğu üniversitelerden birinde ya da personelin kendi bulduğu bir üniversitede/işletmede eğitim alma faaliyetidir. Bu faaliyet kapsamında kişinin mevcut işi ile ilgili konularda sahip olduğu becerileri geliştirmek üzere çeşitli eğitimler (işbaşı eğitimleri, gözlem süreçleri gibi) alması mümkündür.

Kimler başvurabilir?

Dr. Öğr. Üyesi / Öğretim Görevlisi / İdari Personel / Teknik Personel / Tıp Asistanı / Diş Hekimi Asistanı / Öğrenci Statüsünde Olmayan Araştırma Görevlisi

*Hizmet alımı yolu ile kurumumuzda istihdam edilen personel faaliyetten faydalanamaz.

Başvuru için dil şartı nedir?

Adayların ÖSYM tarafından düzenlenen veya YÖK tarafından denkliği kabul edilen dil sınavlarından herhangi birinden 100 üzerinden en az 50 puan almış olmaları ve bunu belgelendirmeleri gerekir.

Dil puanı ek puanın uygulanacağı baz puan olarak değerlendirmeye alınır.

Dil sınavı sonuç belgelerinde tarih şartı aranmamaktadır.

KTÜ Erasmus+ KA1 yönergesine göre, eğitimlerinin lisans, yüksek lisans veya doktora kademelerinden herhangi birini yurt dışında tamamlamış adaylar, sunacakları bir dil sınavı sonuç belgesi yoksa yurt dışında tamamladıkları eğitime ait diploma/mezuniyet belgelerini başvuru esnasında sunmaları halinde dil puanları 75 olarak değerlendirmeye alınır; bu durumdaki adaylar daha yüksek puan aldıklarını gösteren bir dil sınavı sonuç belgesine sahiplerse, kendileri için daha avantajlı olacağından dil sınav sonuç belgesini sunmalıdırlar.

Anlaşma şartı var mı?

Anlaşma şartı vardır.

Hangi kurumlarda faaliyet gerçekleştirilebilir?

Yukarıda listelenen ülkelerden birinde bulunan ve personelin kendi alanında hizmet veren/çalışmalar yürüten üniversite/kurum/kuruluş/işletme

Faaliyetin süresi ne kadar olabilir?

Ardışık 5 gün faaliyet gerçekleştirilmelidir.

Maddi katkı tutarı nedir?

(aksi duyuruda belirtilmedikçe) 5 günlük hibe + standart seyahat desteği 

- Destek tutarları, Türkiye Ulusal Ajansı'nın ilgili proje dönemi için yayınladığı Uygulama El Kitabı'na göre belirlenir.

Seyahat desteği nasıl hesaplanır?

- Erasmus+ Uygulama el kitabınca gidilen ülkeye göre belirlenen Standart Seyahat Desteği sağlanır.

Hibe ödemesi ne zaman, hangi oranda yapılır?

- 5 günlük hibe ile hesaplanan standart seyahat desteğinin toplamından oluşan toplam hibenin %80 oranındaki tutarı, gerekli belgelerin yararlanıcı tarafından tamamlanmasını takiben ödenir. Geriye kalan miktar ise yurt dışından döndükten sonra, dönüş belgelerinin tamamlanmasını takiben ödenir.

- Personel Hareketliliğinden faydalanan personele verilen hibe katkı niteliğinde olup, yurt dışında geçirilen döneme ilişkin masrafların tamamını karşılamaya yönelik değildir.

Hibe ödemesi için hangi banka hesabı gerekir?

Hibe ödemesi alacak personelin kendi adına açılmış Ziraat Bankası Euro hesabı olmak zorundadır. Halihazırda hesabı olmayan personel hibe sözleşmesi hazırlamadan önce Ziraat Bankası'ndan Euro hesabı açtırmalıdır.

Gerekli belgeler nelerdir?

KTÜ Erasmus+ E-Belge Sistemi ve Gerekli Belgeler

Koordinatörlüğümüz 2019 yılından beri Erasmus+ E-Belge Sistemi'ni kullanmaktadır. Tüm belge hazırlama ve teslim etme işlemleri bu sistem üzerinden yürütülmektedir. Asil adaylara ve kabul sunarak yedek listeden asil listeye çıkan adaylara erişim bilgileri e-posta yoluyla iletilir.

KTÜ Erasmus+ E-Belge Sistemi: https://ktu.edu.tr/ofinaf/elektronikbelgeyonetimsistemiuyarilar

  1. Faaliyet Öncesi
  • Kabul mektubu
  • Dil sonuç belgesi
  • Mobility Agreement (Faaliyetin amacını, kazanımlarını ve planını içeren hareketlilik anlaşması)
  • Rektörlük Görevlendirme Yazısı
  • Hibe Sözleşmesi
  1. Faaliyet Sonrası
  • Katılım Belgesi
  • Pasaport giriş-çıkış mühürlerini içeren sayfaların taranmış kopyası
  • Biniş Kartları (fiziki biniş kartlarının taranmış kopyası veya online check-in durumunda ekran görüntüleri)
  • EU Survey (çevrim içi zorunlu katılımcı anketinin PDF kopyası)

Başvuru Hakkında

Başvuru Hakkında

Başvuru Dönemi ve Yöntemi

Personel Hareketliliği başvuruları yıl içerisinde Değişim Programları Koordinatörlüğü-Erasmus+ Programı sayfasında ilan edilir. Başvurular Türkiye Ulusal Ajansı'nın TURNA Portal adlı platformu üzerinden çevrim içi olarak alınır ve başvuru süresi en az 15 gün boyunca devam eder.

Ek bütçe alınması gibi durumlarda, planlanan takvimin dışında da başvuru dönemi açılabilir. Açılan başvuru dönemleri web sayfasında duyurulur.

TURNA Portal erişim adresi

https://turnaportal.ua.gov.tr/giris

Değerlendirme Kriterleri

 

Değerlendirme Kriterleri

Değerlendirme kriterleri her proje çağrısı dönemine özel olarak Türkiye Ulusal Ajansı tarafından yayımlanan Uygulama El Kitabı doğrultusunda belirlenir. Buna ek olarak, KTÜ Erasmus+ KA1 yönergesindeki maddeler dikkate alınır. Her başvuru dönemine ait çıkılan ilanda belirtilen değerlendirme kriterleri mutlak suretle dikkate alınmalıdır.

Dil Puanı: Adayların ÖSYM tarafından düzenlenen veya YÖK tarafından denkliği kabul edilen dil sınavlarının herhangi birinden 100 üzerinden en az 50 puan almış olmaları ve bunu belgelendirmeleri gerekir. Dil puanı ek puanın uygulanacağı baz puan olarak değerlendirmeye alınır. Dil sınavı sonuç belgelerinde tarih şartı aranmamaktadır.

KTÜ Erasmus+ KA1 yönergesine göre, eğitimlerinin lisans, yüksek lisans veya doktora kademelerinden herhangi birini yurt dışında tamamlamış adaylar, sunacakları bir dil sınavı sonuç belgesi yoksa yurt dışında tamamladıkları eğitime ait diploma/mezuniyet belgelerini başvuru esnasında sunmaları halinde dil puanları 75 olarak değerlendirmeye alınır; bu durumdaki adaylar daha yüksek puan aldıklarını gösteren bir dil sınavı sonuç belgesine sahiplerse, kendileri için daha avantajlı olacağından dil sınav sonuç belgesini sunmalıdırlar.

Faydalanma sayıları: Başvuruların değerlendirilmesinde faydalanma sayıları dikkate alınır. Başvurularda KA171 hareketliliklerinden hiç faydalanmamış personel öncelikli olarak değerlendirmeye alınır. Faydalanmış personelde ise daha az sayıda faydalanmış olan önceliklidir. 

*Değerlendirme puanı eşit olan adaylar arasında hizmet yılına öncelik verilerek yerleştirme yapılır. 

Ek Puan ve Puan Kesintisi Uygulamaları

*Bu listedeki kurallar Türkiye Ulusal Ajansı tarafından 2025 proje dönemi için yayınlanan Uygulama El Kitabı'ndaki kurallardır. Her proje yılına özgü yeni bir uygulama el kitabı yayınlandığı için bu kurallarda değişiklikler söz konusu olabilir. En güncel kurallar faaliyet başvuruları için web sayfamızda yayınlanan duyurularda yer alacaktır.

1

İlk kez katılım seçimde önceliklendirilir. (Programdan hiç faydalanmamış adaylar öncelikli olarak değerlendirmeye alınır)

Programdan daha önce faydalanmış adaylar faydalanma sayıları dikkate alınarak listede yer alır.

2

Eğitim Alma Faaliyetinde idari personel önceliklendirilir. (+10 puan)

3

Eğitim Alma Faaliyetinde dijital becerilerin geliştirilmesine yönelik faaliyetler önceliklendirilir. (+5 puan)

Aşağıdaki faaliyetlerden biri ya da birkaçını içeren Personel Eğitim Alma Faaliyetleri bu kapsamda sayılır:

Avrupa Öğrenci Kartı Girişimi (ESCI) araçları, dijital eğitim araçları/yazılımları, programlama ve yükseköğretim kurumlarının yönetimine ilişkin bilişim yazılım ve sistemleri ile ilgili işbaşı eğitimine katılım. Bu faaliyetlerden biri başvuru esnasında sunulması planlanan kabul mektubunda yazılı olmalıdır. Bu ek puan, kabul mektubunda faaliyete ilişkin bilgi yer almayan kabul mektupları için uygulanmaz.

4

Engelli personel önceliklendirilir. (+10 puan)

5

Gazi personel ile şehit ve gazi eş ve çocuğu personel önceliklendirilir. (+15 puan)

6

Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı tarafından hazırlanan 2021-2025 Ulusal Yapay Zeka Stratejisi kapsamında Yapay Zeka ile ilgili faaliyetler önceliklendirilir. (+5 puan)*

Yapay zekaya yönelik faaliyetin içeriği başvuru esnasında sunulması planlanan kabul mektubunda yazılı olmalıdır. Bu ek puan, kabul mektubunda faaliyete ilişkin bilgi yer almayan kabul mektupları için uygulanmaz.

7

Kendileri veya 1. Derece yakınları AFAD'dan afetzede yardımı alanlar önceliklendirilir. (+10 puan)

8

Vatandaşı olunan ülkeye hareketliliklere düşük öncelik verilir. (-10 puan)

9

Önceki dönemlerde hak kazanılmasına rağmen mücbir bir sebep olmaksızın faaliyetin gerçekleştirilmemesi (-10 puan)

10

Program kuralları uyarınca, başvuru esnasında kabul mektubu sunulması (+10 puan)

Uyarı: Ek puan uygulamalarından faydalanabilmek için personelin kanıtlayıcı belgeleri başvuru aşamasında sisteme yükleyerek Koordinatörlüğümüze sunması zorunludur; kanıtlayıcı belgesini sunmayan personelin, ek puan uygulamasından faydalanması mümkün olmayacaktır. Ek puan uygulamaları doğrudan hak kazanma şeklinde değil, nihai değerlendirme skoruna ek puan uygulanması şeklinde gerçekleşir.

*Ulusal Yapay Zeka stratejisine yönelik değerlendirme için referans alınacak el kitabı: https://cbddo.gov.tr/SharedFolderServer/Genel/File/TR-UlusalYZStratejisi2021-2025.pdf

Kabul Mektubu Hakkında

Kabul Mektubu Hakkında

Kabul mektubu başvuru esnasında sunulabileceği gibi, başvuru sonrasında asil ve yedek adaylara tanınan süre içerisinde de Koordinatörlüğümüze sunulabilir. Fakat yalnızca başvuru esnasında kabul mektubu sunan adaylara ek puan verilir. Değerlendirmede ek puan almak isteyen adaylar, başvuru esnasında kabul mektuplarını sunmalıdırlar.

Başvuru esnasında yalnızca anlaşmalı kurumlarımızdan alınan kabul mektupları geçerli olacaktır.

Başvuru esnasında kabul mektubu sunmayan asil ve yedek adayların kabul mektubu almaları için, ön değerlendirme sonuçlarının ilan edilmesini takiben belirli bir süre tanınır. Bu süre hem asil hem de yedek adaylar için eş zamanlı tanınır. Süre sonunda kabul mektubu sunmayan asil ve yedek adaylar değerlendirme dışı kalır.

Kabul Mektubu Formatı

1- Kurumun antetli kağıdına düzenlenmiş olmalı (headed paper)

2- Karşı kurumdaki yetkili tarafından imzalı ve kaşeli/mühürlü olmalı (Karşı kurumdaki öğretim üyesi, Erasmus+ ofisindeki bir yetkili veya ilgili bölümün bölüm başkanı imzalayabilir)

3- Adayın adı soyadı, Erasmus+ Staff Mobility kapsamında kabul edildiği ve faaliyet tarihleri açıkça belirtilmeli

Yedek Adayların Durumu

Yedek Adayların Durumu

Yedek adayların durumuyla ilgili aşağıdaki ihtimaller söz konusudur:

a) Asil listedeki tüm adaylar kabul mektubu sunmuşsa, kabul mektubu alan yedeklerin değerlendirilmesi mümkün olmayacaktır.

b) Boş kalan kontenjana denk sayıda yedek aday kabul mektubu sunmuşsa kriter gözetmeksizin bu adaylar asil listeye alınacaktır. Örneğin; iki asil adayın kabul mektubu teslim etmediğini ve 2 yedek adayın kabul mektubu sunduğunu varsayarsak, kabul mektubu sunan bu 2 yedek aday, fakülteleri/birimleri gözetilmeksizin asil listeye alınacaktır.

c) Boş kalan kontenjan sayısından fazla sayıda yedek adaydan kabul mektubu sunulmuşsa yedek adayların değerlendirme puanları esas alınarak yerleştirme yapılır. 

 

KTÜ Erasmus+ E-Belge Sistemi ve Gerekli Belgeler

KTÜ Erasmus+ E-Belge Sistemi ve Gerekli Belgeler

Koordinatörlüğümüz 2019 yılından beri Erasmus+ E-Belge Sistemi'ni kullanmaktadır. Tüm belge hazırlama ve teslim etme işlemleri bu sistem üzerinden yürütülmektedir. Asil adaylara ve kabul sunarak yedek listeden asil listeye çıkan adaylara erişim bilgileri e-posta yoluyla iletilir.

KTÜ Erasmus+ E-Belge Sistemi: https://ktu.edu.tr/ofinaf/elektronikbelgeyonetimsistemiuyarilar

  1. Faaliyet Öncesi
  • Kabul mektubu
  • Dil sonuç belgesi
  • Mobility Agreement (Faaliyetin amacını, kazanımlarını ve planını içeren hareketlilik anlaşması)
  • Rektörlük Görevlendirme Yazısı (iş akışları için BYS kurum dışı görevlendirme sekmesindeki infografiği inceleyiniz)
  • Hibe Sözleşmesi
  1. Faaliyet Sonrası
  • Katılım Belgesi
  • Pasaport giriş-çıkış mühürlerini içeren sayfaların taranmış kopyası
  • Biniş Kartları (fiziki biniş kartlarının taranmış kopyası veya online check-in durumunda ekran görüntüleri)
  • EU Survey (çevrim içi zorunlu katılımcı anketinin PDF kopyası)

Pasaport ve Vize Hakkında

Pasaport ve Vize Hakkında

Hususi pasaport (yeşil pasaport) sahibi adaylar, İrlanda haricindeki program ülkelerine vizesiz seyahat edebildikleri için vize başvurusunda bulunmalarına gerek yoktur.

Henüz hususi pasaporta (yeşil pasaporta) hak kazanmamış personel ise rektörlük görevlendirmesine istinaden hizmet pasaportu (gri pasaport) alarak İrlanda haricindeki program ülkelerine vizesiz seyahat edebilecektir. Pasaport hizmetleri ve başvuruları hakkında bilgi almak için Personel Daire Başkanlığı ile irtibata geçilmelidir.

Ülkelerin Türk vatandaşlarına uyguladıkları vize prosedürleri hakkında detaylı bilgi için: https://www.mfa.gov.tr/turk-vatandaslarinin-tabi-oldugu-vize-uygulamalari.tr.mfa

Faaliyetin Gerçekleştirilmesi

Faaliyetin Gerçekleştirilmesi

Faaliyetin gerçekleştirilebilmesi için belge hazırlama aşamasındaki asil adayların, faaliyet başlangıç tarihine en geç 1 ay kala BYS sistemi üzerinden kurum dışı görevlendirme kapsamında rektörlük görevlendirmesine başvurmaları zorunludur. Rektörlük görevlendirmesi onaylanmayan personel programdan faydalanamaz, hibe desteği alamaz.

Faaliyetin ilanda belirtilen son tarihe kadar gerçekleştirilmiş olması zorunludur; aksi takdirde, faaliyet gerçekleştirme hakkı sonraki başvuru ve proje dönemlerine aktarılmaz.

Dönüş İşlemleri

Dönüş İşlemleri

Dönüş aşamasında şu belgelerin tamamlanması gerekmektedir: katılım belgesi, pasaport giriş-çıkış mühürlerini içeren sayfalar, biniş kartları, katılımcı anketi (EU survey)

Faaliyetini tamamlayan personel, misafir olduğu kurumdan ayrılmadan önce katılım belgesini imzalı ve mühürlü/kaşeli olarak temin etmelidir. Katılım belgesi için EKLER bölümündeki taslak formatı kullanabilirsiniz. Karşı kurumun kendi formatına düzenlediği katılım belgeleri de kabul edilmektedir. Katılım belgesinin taranmış kopyası Erasmus+ E-Belge sistemindeki ilgili alana yüklenmelidir (orijinal kopyanın elden teslim edilmesi talep edilmemektedir).

Katılım belgesinin dışında, ilgili seyahate ilişkin giriş-çıkış mühürlerinin yer aldığı pasaport sayfaları tek bir PDF olarak taranmalı ve sistemde ilgili alana yüklenmelidir.

Biniş kartları da tek bir PDF olarak hazırlanmalı ve sistemde ilgili alana yüklenmelidir. Online check-in yapılmışsa dijital biniş kartlarının ekran görüntüleri alınarak bir Word belgesine yapıştırılabilir; Word belgesi PDF dosyasına dönüştürülerek sistemde ilgili alana yüklenmelidir.

Bu işlemlerin tamamlanmasını takiben, personelin faaliyeti Avrupa Komisyonu'nun Beneficiary Module adlı sistemine raporlanır. Raporlanma tamamlandıktan sonra sistem 24 saat içerisinde iki adet otomatik email gönderir (bu emaillerden biri kişisel verilerin işlenmesiyle ilgilidir. Diğeri ise her yararlanıcının tamamlaması gereken zorunlu anket (EU Survey) için bir davet linki içermektedir). Bu emailler spam/istenmeyen/gereksiz gibi klasörlere düşebildiği için bu klasörlerin de mutlaka kontrol edilmesi gerekir. Email ulaştığında personel linki kullanarak online ankete (EU Survey) ulaşmalı ve tamamlamalıdır. 'Submit' butonuna tıklayarak anketi tamamladıktan sonra, sistem anketin PDF kopyasını indirme seçeneği sunmaktadır. PDF kopyası temin edilmeli ve Koordinatörlüğümüzdeki personel hareketliliği sorumlusuna email ekinde gönderilmelidir.

Anketin PDF kopyasının Koordinatörlüğümüze iletilmesiyle dönüş işlemleri tamamlanmış olur. Hibenin %20 oranındaki kalan tutarın ilgili personele ödenmesi için işlemler başlatılır ve email üzerinden bilgi verilir.