1-  Etik Değerler ve Dürüstlük

2-  Misyon, Vizyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler

3-  Personelin Yeterliliği

1-  Planlama ve Programlama

Bu ilkeye göre; idareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.

Bu ilkeye göre, 07.10.1983 tarih ve 124 sayılı Yükseköğretim üst kuruluşlar ile yükseköğretim kurumlarının idari teşkilatı hakkında kanun hükmünde kararnamenin 34. Maddesi hükmüne dayanılarak Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Devlet Planlama Müsteşarlığı tarafından hazırlanan Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine istinaden ve yine Devlet Planlama Müsteşarlığı tarafından hazırlanan Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu gereğince Üniversitemizde stratejik planlama çalışmalarına, 2008 yılında “2019–2023 Stratejik Plan” ile başlamıştır. 

Bu kapsamda Başkanlığımız stratejik planlama çalışmalarına, 2019 yılında “2019–2023 Stratejik Plan” ile başlamış ve 2019 yılında da stratejik planlamasını tamamlayarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na teslim etmiştir.

2-  Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi

3- Risk Değerlendirme Ekibi

4-  Risk Değerlendirme Raporu  --> 

Kamu  idareleri, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. 

BİDB HASSAS GÖREVLER VE BU GÖREVLERDE BULUNAN PERSONEL

Kamu idareleri, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmalarını geliştirmelidir. 

Bu ilkeye uygun olarak Başkanlığımızda kullanılmakta olan bilişim teknolojilerinde veri ve bilgilere erişim, kontrol ve güncelleme gibi çalışmalarda birim adına bu işlemleri yapmak üzere tespit edilen personeller yetkilendirilmiştir. 

Bilgi Sistemleri Kontrolü

Başkanlığımızda elektronik ortamda bilgilere erişim, bilgileri güncelleme ve güvenliğini sağlama gibi çalışmaları yapmak üzere yetkilendirilen personel, bilgi sisteminin adı ve sorumlu oldukları kişiler aşağıda gösterilmiştir.

Kamu idareleri, birimlerin ve çalışanların performansının izlenmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.

26 Aralık 2007 tarih ve 26738 sayılı resmi gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları tebliği kapsamında Başkanlığımızda yapılacak olan çalışmalar Başkanlığımız personelini ilgilendiren görev, yetki ve sorumluluklar konusunda personelimiz bilgilendirilmiştir.

Başkanlığımıza kurum içinden veya dışından gelen yazılar hakkında ilgisine göre görevli personel hiyerarşik yapı içerisinde bilgilendirilmektedir.

Başkanlığımızda günümüz teknolojilerine uygun teknik donanıma sahiptir. Bilgisayar kullanıcılarımız internet ağına bağlıdır. Bu nedenle görevlerini yerine getirirken gerekli olabilecek güncel bilgilere kolaylıkla ulaşabilmeleri sağlanmış bulunmaktadır.

Bu ilkeye göre; idarenin, amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.

Başkanlığımız bu ilke gereğince; üniversitemizin ilgili yıla ait Faaliyet Raporunun zamanında oluşturulabilmesi için Başkanlığımıza ait faaliyet raporu, takip eden mali yılın en geç Şubat ayının başına kadar Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelikte yazılı ilkeler ve ekte yer alan format dâhilinde hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na gönderilmektedir.

Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlenerek, ihtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkanı sağlamak amacıyla, Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün koordinasyonunda “Standart Dosya Planı” çalışmaları başlatılmış ve kamu kurum ve kuruluşlarının kendi “Ana Hizmet Birimlerine İlişkin Dosya Planını” hazırlamaları, yazı ile talimatlandırılmıştır.

Söz konusu talimat doğrultusunda “Ana Hizmet Birimlerine İlişkin Dosya Planı” nı hazırlayan kamu kurum ve kuruluşları, bu dosya planlarına “Ortak Alanlara Ait Dosya Planı” nı da eklemek suretiyle dosya planlarını oluşturmuş olacaklar ve Genelgenin yayımı tarihinden itibaren uygulamaya başlayacaklardır.

Bu genelge doğrultusunda Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları saklama süreli “Standart Dosya Planı” oluşturulmuş ve Başkanlığımız yazışmaları ve kayıt ve dosyalama sistemi bu Standart Dosya Planına göre yapılmaktadır.

Yönetim sorumluluğu ilkesini vurgulayan iç kontrol sistemi; faaliyetlerin etkin ve verimli olması, mali raporların güvenilirliği, yürürlükteki mevzuata uyum, varlıkların korunması amaçları için makul bir güvence sağlamak üzere kullanılan “iyi bir yönetim” aracıdır.

İç Kontrolde Rol ve Sorumluluklar

Üst Yönetici: İdarede yeterli ve etkili bir iç kontrol sisteminin kurulmasını sağlamak, işleyişi izlemek ve gerekli tedbirleri alarak geliştirmek üst yöneticinin sorumluluğundadır. İç kontrol sisteminin sahibi üst yöneticidir. Üst yönetici, genel olarak izleme görevini üstlenmekle birlikte kurumun hedefleri doğrultusunda faaliyetlerini yürütmesinden ve iç kontrol sisteminin düzgün biçimde işleyişinin sağlanmasından sorumludur.

Birim Başkanları (Harcama Yetkilileri): Birimlerinde etkili bir iç kontrol sistemi oluşturmak, uygulanmasını sağlamak ve izlemek, zayıf yönleri geliştirmekle sorumludur.

Strateji Geliştirme Birimi Yöneticileri: İç kontrol sisteminin kurulması çalışmalarını başlatmak, bu amaçla kurum genelinde yürütülen çalışmaları koordine etmek ve teknik destek sağlamakla sorumludur.

Personel: İç kontrol tüm personelin görevinin bir parçasıdır. Kurumda çalışan herkes iç kontrol sisteminin hayata geçirilmesinde rol oynar. İç kontrol yalnızca bir birimdeki personelin yürüteceği bir görev değildir. Kurumda çalışan herkesin yürüttüğü faaliyetlerin içine sinmiş bir süreçtir. Bu nedenle ilave bir iş ya da görev olarak düşünülmemelidir.

İç Denetçiler: İç denetçiler, iç kontrol sisteminin işleyişini sürekli olarak incelemek, güçlü ve zayıf yönlerin belirlenmesini sağlamak ve geliştirilmesi için değerlendirme ve tavsiyeler sunmak suretiyle iç kontrol sisteminin geliştirilmesine katkıda bulunurlar.

Kurum Dışındakiler (Hizmetten yararlananlar, paydaşlar vb) : Kurum dışındaki kişiler de iç kontrol sürecinde önemli rol oynarlar. Bu kişiler kurumun hedeflerini gerçekleştirmesine katkıda bulunabilecek yararlı bilgiler sağlayabilirler. Ancak kurumdaki iç kontrol sisteminin tasarlanmasından, uygulanmasından ve düzgün işlemesinden bu gruplar sorumlu tutulamazlar.

Sayıştay: Kamu idarelerinde iç kontrol sistemlerinin işleyişini değerlendirirler. Dış denetim organı olarak yapacağı düzenlilik denetimlerinde kamu idaresinin iç kontrol sisteminin düzgün biçimde işleyip işlemediğini değerlendirmektedir. Bu kapsamda kamu idarelerinde Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı kapsamında yürütülen faaliyetleri, üst yönetici ve harcama yetkilileri tarafından imzalanan iç kontrol güvence beyanlarını ve iç denetçi tarafından hazırlanan raporları dikkate alacaklardır.

04.11.1981 tarih ve 2547 sayılı kanun ve 07.10.1983 tarih ve 124 sayılı Yüksek Öğretim üst kuruluşları ile yüksek öğretim kurumlarının idari teşkilatı hakkında kanun hükmünde kararnamenin verdiği görev ve sorumluluk çerçevesinde;

Üniversitedeki bilgi işlem sistemini işletmek; eğitim ve araştırmalara destek olmak, üniversitenin ihtiyaç duyduğu diğer bilgi işlem hizmetlerini yerine getirmek. Bu görevleri yerine getirirken Üniversitenin diğer birim ve bölümleri ile işbirliği yapıp koordinatörlüğü saülayıp, mevcut bütçeyi verimli kullanmak.

10.12.2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 55,56,57 ve 58 inci maddesi uyarınca Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan ve 31.12.2005 tarihli ve 26040 3. mükerrer sayılı Resmi Gazetede Yayımlanarak yürürlüğe konulan İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar 14 üncü maddesinde Malî hizmetler biriminde ön malî kontrol yetkisinin malî hizmetler birimi yöneticisine ait olduğu, kontrol sonucunda düzenlenen yazılı görüş ve kontrol şerhleri malî hizmetler birimi yöneticisi tarafından imzalanacağı, malî hizmetler birimi yöneticisinin bu yetkisini sınırlarını açıkça belirtmek şartıyla yazılı olarak yardımcısına veya birimin iç kontrol alt birim yöneticisine devredebileceği belirtilmiştir. Daire Başkanlığımızda bu yetkinin devredilebileceği şartlarda personel olmadığı için yetki devri yapılmamıştır.

Standart: 4. Yetki Devri

İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

Bu standart için gerekli genel şartlar:

4.1. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.

4.2. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir.

4.3. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır.

4.4. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

4.5. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.