Karadeniz Teknik Üniversitesi

Kongre ve Toplantı Mekânları Kullanım Yönergesi

 

Genel hükümler

MADDE 1– (1) Üniversite mekânları ve kültür merkezi amaçlı salonlarının; akademisyenler, öğrenci kulüpleri ve özel ya da tüzel kişiliğe sahip girişimci veya kuruluşlar tarafından toplantı, konser, fuar, sergi ve benzeri organizasyonlar amacıyla kullanılması, bu Yönerge hükümlerine göre yürütülür.

MADDE 2– (1) Adı geçen kullanıcılar arasında olan akademisyenler ve öğrenci kulüpleri, çalışmalarını yasalarla tanımlı mesai saatleri içerisinde yaparlar. Fakülte, yüksekokul, meslek yüksekokulu ve konservatuar gibi akademik birimlerde akademisyenler ve öğrenci kulüpleri tarafından yapılacak etkinliklerde dekanlık veya müdürlüklerden idari izin alınmalıdır.

MADDE 3– (1) Özel ya da tüzel kişiliğe sahip girişimci veya kuruluşlardan, yasalarla tanımlı mesai saatleri içinde yapacakları etkinliklerde, mekânda görevli teknisyenler, temizlik elemanları, klima görevlisi, idari memur gibi personel için herhangi bir ek ödeme alınmaz. Ancak yasal tanımlı mesai dışında yapılacak veya mesai dışına da sarkacak etkinliklerde görevlendirilecek KTÜ personeli için aşağıda tanımlı ek ücretleri de alınır.

MADDE 4– (1) Etkinlik için kendilerine tahsis edilen mekânları kullananlar, mekân yöneticilerinin koydukları kurallara uymak zorundadırlar.

(2) İlave güvenlik elemanı gerektiren konser ve benzeri etkinliklerde ilave güvenlik elemanları, etkinliği düzenleyen özel ya da tüzel kişiliğe sahip girişimci veya kuruluşlara karşılanır. Bu güvenlik elemanları, KTÜ personeli ile koordineli çalışmak zorundadır.

Başvuru

MADDE 5– (1) Üniversitemizde mevcut olan salonlardan herhangi birinin talep edilmesi durumunda, Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı bünyesindeki Kültür Şube Müdürlüğü birimiyle telefonla veya doğrudan irtibat kurularak, etkinlik için istenilen mekânın, planlanan etkinlik tarihinde uygun olduğu öğrenildikten sonra, istek KTÜ Rektörlük Katına bir dilekçe ile bildirilmedir.

MADDE 6– (1) Özel ya da tüzel kişiliğe sahip girişimci veya kuruluşlar; toplantı, konser, sergi ve fuar organizasyonları için yapacakları yazılı başvuruda; etkinliğin adı, tarihi, saati ile etkinliği düzenleyen birim, etkinlik sorunlusunun adı soyadı ve telefon numaraları, talep edilen mekân, kullanılacak teknik donanım, varsa ikram hizmetleri ile ilgili ayrıntılar verilmelidir.

MADDE 7– (1) İstemin uygun görülmesi ve mekânların istenen etkinlik için tahsisi, Rektörlük Makamının onayı ile kesinleşir.

Ücretlendirmeler

MADDE 8– (1) Akademisyenler ve öğrenci kulüpleri, yapacak oldukları kurumsal faaliyetlerde tahsisini istedikleri salonlar için kira bedeli ödemezler. Ancak planlanan faaliyet kapsamında (bilet satılması, yeterli düzeyde kayıt ücreti alınması ve uygun sponsor desteği bulunması gibi) gelir getirici uygulamalar yapılması halinde salonlar için ücret uygulanır.

MADDE 9– (1) Özel ya da tüzel kişiliğe sahip girişimcilere veya kuruluşlara salonların verilmesi, salon kiralarının ve varsa diğer giderlerin ödenmesi durumunda gerçekleşir.

a) Mekânların seans başı kiralama ücretleri, her yıl için Üniversite Yönetim Kurulu tarafından belirlenir ve Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığınca internet ortamında duyurulur. Cumartesi ve Pazar günleri ile resmi tatil günlerinde yapılacak etkinliklerde, belirlenen mekân kiralama ücretlerine % 10 ilave edilir.

b) Mekân kiralama ücretleri, T.C. Ziraat Bankası Üniversite Şubesinde mevcut olan banka hesabına, etkinlik tarihinden en geç onbeş gün öncesine kadar ödenir ve ödenti belgesinin bir kopyası KTÜ Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı bünyesindeki Kültür Şube Müdürlüğü birimine verilir.

MADDE 10– (1) Yasal tanımlı mesai dışında yapılacak veya mesai dışına sarkacak etkinliklerde, idari koordinatör, teknisyen, temizlik elemanı, için, her yıl Üniversite Yönetim Kurulu tarafından belirlenen ücretler ödenir. Bu madde kapsamındaki ücretler, varsa gider makbuzu ya da düzenlenecek bir tutanak karşılığı, etkinlikten onbeş gün öncesine kadar ilgili birimine ödenir.

MADDE 11– (1) Özel ya da tüzel kişiliğe sahip girişimci veya kuruluşlar tarafından üniversite mekânlarında düzenlenen etkinliklerde, açılış kokteyli, yiyecek - içecek, araç tahsisi, fotoğraf - video çekimi gibi hizmetlerden yararlanılmak istenilmesi durumunda, bu hizmetin tedariki için Turizm Eğitim ve Uygulama Merkezi İktisadi İşletmesi ile irtibat kurularak, düşünülen hizmetlerin ücretleri öğrenilmeli ve ödemeleri yapılmalıdır. Düzenlenen etkinliklerde dışarıdan ikram hizmetleri alınması durumunda, tüm sorumluluk etkinliği düzenleyen özel ya da tüzel kişiliğe sahip girişimci veya kuruluşlara olup, KTÜ personelinden destek veya yardım sağlanamaz.

MADDE 12– (1) Konser ve tiyatro benzeri etkinliklerde, etkinlik saati öncesinde prova talep edilmesi halinde, bu talep ücretsiz karşılanır. Etkinlik gününden farklı bir günde talep edilecek provalarda ise normal kiralama ücretleri ödenir.

MADDE 13– (1) Düzenlenecek tüm konserler ve tiyatro benzeri etkinliklerde, mekân kapasitesinin % 5’e kadar kontenjan, KTÜ Rektörlüğüne ücretsiz ayrılır.

Diğer hükümler

MADDE 14– (1) Görsel - işitsel sistemler ve aydınlatma araç - gereçleri KTÜ Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı Kültür Şube Müdürlüğü tarafından sağlanır. Bu bakımdan planlanan etkinlik öncesinde gerekli olacak teknik donanımın mevcudiyeti hakkında bilgi alınmalıdır. KTÜ bünyesinde olmayan teknik malzemeler, etkinliği düzenleyen kurum ve/veya kişiler tarafından sağlanır.

MADDE 15– (1) Üniversite mekânlarında düzenlenen etkinlikler için afiş, program ve davetiye basımı, etkinliği düzenleyen kurum veya kişilere aittir. Tüm etkinliklerde KTÜ Rektörlüğü tarafından uygun görülen ve (mühürlenerek) asılmasına onay verilen görsel malzeme sadece Rektörlük tarafından belirtilen yerlere asılabilir.

MADDE 16– (1) Planlanan faaliyete ilişkin tahsisi yapılan mekân veya mekânlara getirilecek olan her türlü malzeme, araç ve gerecin paketlenmesi, nakliyesi, taşınması, yerleştirilmesi ve sigortası etkinliği düzenleyen kurum ve/veya kişilerin sorumluluğundadır.

MADDE 17– (1) Mekânların kullanımı sırasında, üniversite demirbaş malzemelerine ve mekânların eklentileri dahil çevreye veya binalara zarar verilmesi durumunda sorumluluk, etkinliği düzenleyen kurum ve/veya kişilere aittir, bu kurum ve/veya kişiler oluşan zararları ödeme yükümlülüğünü kabul etmiş sayılırlar.

MADDE 18– (1) Mesai saati dışında yapılacak olan konser türü etkinlikler, en geç saat 23.30 da tamamlanmalıdır.

MADDE 19– (1) Söz konusu olan ve yukarıda tanımlanan ilkeler, taraflar arasında imzalanan bir sözleşme ile kayıt altına alınır. Bu Yönergede belirtilen kuralların ihlallerinde, KTÜ sözleşmeyi tek taraflı olarak feshetme hakkına sahiptir.

Yürütme ve yürürlük

MADDE 20– (1) Bu Yönerge, KTÜ Senatosunca onaylandıktan sonra yürürlüğe girer.

MADDE 21– (1) Bu Yönerge hükümlerini KTÜ Rektörü yürütür.

Son Güncelleme : 26-02-2015