İdari Birimler

    TAHAKKUK/DÖNER SERMAYE
 

Personel Maaş, yolluk, tedavi giderleri, görev yollukları, emekli kesenekleri, fiili hizmet süre zammı, gelişme güçlüğü

Fakültemiz santraline bağlı telefon fatura ödemeleri

Tıp Fakültesi ve fakültemiz öğretim üyelerinin ek ders ödeme işlemleri

Fakültemiz idari ve Akademi personelin Yurt içi ve Dışı geçici görev yolluk ödemeleri

YAZI VE PERSONEL İŞLERİ

Gelen Giden evrakları kaydetmek, havale edilen evrakı zimmet ile birimlere göndermek.

İç ve Dış posta işlemlerinin her gün düzenli yürütülmesini sağlamak.

Süreli yazıları takip etmek.

Onaydan gelen evraklardan yazı işlerine ait olanlara cevabı yazışmalar yapılır, imzalanır, tanzim edilir ve gönderilmesi gereken yerlere gitmesi sağlanır.

Duyuru yapılması gereken yazıların çoğaltılarak dağıtımı sağlanır.

Fakülte ile ilgili istatistik bilgileri tutmak

Belgeleri desimal sistemine uygun olarak düzenlemek.

Akademik ve idari personelin izin-raporların yazışmalarını takibini ve kaydını tutmak

Akademik – idari personelin yurt içi-dışı görevlendirme yazılarını düzenlemek

Fakülteye alınacak Yardımcı doçent sınav evraklarını ve atama işlemlerini yapmak.

Kadrolarla ilgili bilgileri düzenlemek (nakil, atama ve istifa değişikliklerini izlemek) bunları internetten SGK sitesinden işlemlerini yapmak.

Akademik personelin görev süreleri, yükselme tarihleri ve askerlik işlemlerini takip ederek, gerekli yazışma ve başvuruların zamanında yapılmasını sağlamak.

Akademik ve idari personel idari ve yıllık izin- rapor alman günleri- kongre - görevlendirme günlerinin takibini çizelge şeklinde tutarak dekan yardımcısına bildirmek.

Çeşitli kurum ve/veya kuruluşlardan gelen resmi yazılar ile şahıslar tarafından Başhekimliğe verilen değişik konulardaki dilekçeleri kayıt defterine kaydeder.

Kayıt sonrası yazının mahiyetine göre bazı yazılar (Adli yazılar, sağlık kurulu raporu ve/veya malüliyet tespiti için rapor talebine ilişkin yazılar) birim sorumlusu tarafından ilgili bölümlere sevk edilir, diğer tüm yazıları Başhekimin imzasına sunulur.

İdari VE Akademi personelin disiplin ve ceza soruşturmalarında muhakkike raportör olarak yardımcı olur.

SATIN ALMA

Yaklaşık maliyet ve şartnameler doğrultusunda “Doğrudan Teminler” için teklif yazarak firmalara faks ve posta ile gönderir.

Satın alınacak tıbbi malzemelerin Ulusal Bilgi Bankası (UBB) barkod numaralarını kamu ihale Kurumuna (KİK gönderir.

Malzeme siparişlerini faks ile firmalara bildirir, evraklar çoğaltılıp (fotokopi çekilerek) ayniyata veya ihale takip ofisine verilir.

 

      İhale işlemleri;

Yaklaşık maliyet onayı alınır.

KİK ihale kayıt numarası alınır.

İlan bedelinin yatırılır (KİL veya Basın ilan kurumuna)

İlan hazırlanır (KİK sayfasında)

İdari şartname hazırlanması takip edilir ve sonlandırılır.

İhale dokümanı hazırlanır.

İhale dosyası çoğaltıp komisyon odasına ve üyelere verilir.

Komisyon kurularak yazıları hazırlanır.

İhale yapıldıktan sonra demo yapılarak karar yazılır.

Kesinleşen ihale kararları yaklaşık maliyet firmalara bildirilir.

Karara firmalardan itiraz yok ise sözleşme için davet yazıları hazırlanır.

Sözleşme yapılır.

Sözleşme kalemleri KİK’e bildirilir.

İhale evraklarının tamamı fotokopi çekilerek ayniyata verilir.

VEZNE

Hastalardan protez katkı payını tahsil etmek

Hiçbir sağlık güvencesi olmayan hastalardan muayene ve tedavi ücretlerini tahsil etmek

18 yaşını doldurmuş Ortodontik tedavi gören hastalardan tedavi ücretini tahsil etmek

Mesai bitiminde tahsil edilen paranın bankaya yatırılması ve banka dekontu ile makbuzların döner sermaye muhasebesine teslim edilmesi.

 

BİLGİ İŞLEM

 

Bilgi işlem alt yapısını planlamak

Satın alınacak donanım ve yazılımların şartnamelerini hazırlamak. Kabullerini yapmak.

Hastane Bilgi Yönetim Sistemini kurmak ve istenilen noktalarda kullanılabilir hale getirmek.

Bilgisayar donanımının kurulumunu yapmak.

İhtiyaç duyulan kablolamayı yapmak.

HBYS yazılımının mevcut tebliğlere uygunluğunun izlenerek, gerekli değişiklikleri yaptırmak.

HBYS yazılımı ve yazılımdaki değişiklikler konusunda kullanıcıları bilgilendirmek ve eğitmek.

HBYS yazılımını sürekli çalışır halde tutmak, oluşan hatalara ve arızalan tesbit ederek en kısa sürede müdahale etmek.

HBYS kullanıcılarını yetkilendirmek, yeni kullanıcıları HBYS ve MEDULA sistemine tanıtmak, bilgilerini güncellemek.

Gönderilmesi zorunlu olan aylık istatistiklerin zamanında gönderimini yapmak.

Fakülte idaresinin istediği rapor ve istatistikleri hazırlanmak

Fakültemiz bilgisayar ve benzeri cihazların bakımının yapılması ve arızalarının giderilmesini sağlamak.

Fakültemiz internet bağlantısının sürekli izlenmesi, kanuni olarak tutulması gereken kayıtların tutulmasını sağlanmak.

İnternet güvenlik cihazının yönetilerek sorunlu bağlı cihazların tespit edilerek, sorunların giderilmesi.

Sağlık hizmetleriyle ilgili mevzuatın takip edilerek, yönetimin ve ilgili birimlerin yazılı ve sözlü bilgilendirilmesinin yapılması.

Fakültemiz Bilgi İşlem birimiyle ilgili yazıları hazırlamak ve gelen yazılara cevap düzenlemek.

Fakültemiz HBYS yazılımının yedeğinin düzenli alınması ve doğruluğunun kontrol edilmesi.

Fakültemizde idari ve akademik personeline bilgi işlem konusunda yaşadıkları sorunlarda destek verilmesi.

Sorumlu olunan cihazların garantilerinin ve servis aşamalarının takip edilmesi.

HBYS yazılımın kullanıldığı tüm birimlerdeki anlık oluşan sorunların telefonla veya yerinde çözülmesi.

Bilgi işlemi ilgilendiren konularda hastaların yönlendirilmesini yapmak.

MEDULA servislerinin çalışır halde tutulması ve ilgili servislerde yaşanan sorunların takibini sağlamak.

Hizmet kayıt ve fatura kayıt aşamasında ortaya çıkan sorunların çözülmesini sağlamak.

Aylık olarak MEDULA dönem sonlandırılmasınm yapılması ve örnekleme yapılarak çıkan listelerin fatura birimine teslim edilmesi.

Aylık performans bilgilerinin hazırlanarak tahakkuk birimine teslim edilmesi.

Sıramatik ve parmak izi sisteminin izlenmesi. Gerekli değişiklerin yapılması. Raporların alınması ve ilgili birimlere gönderilmesi.

Kampüs lisansı ile kullanılan yazılımların kurulumunu yapmak.

Faturalama aşamasında ortaya çıkan sorunlarla ilgili SGK İl Müdürlüğü ile yazışmak veya birebir görüşmede bulunmak.

 

MERKEZİ SİTERİLİZASYON MERKEZİ

Merkezi Sterilizasyon Ünitesi, sekiz Anabilim Dalında teşhis ve tedavi amaçlı kullanılan kirli malzemelerin (yıkama,dezenfeksiyon,durulama,kurulama„paketleme ve sterilizasyon) aşamalarından geçtikten sonra tekrar kliniklere teslim etmekle sorumlu birimdir.

MSÜ de kirli odası, temiz odası, personel dinlenme odası, depo, çamaşır ve ütü odası, giysi değiştirme odaları ve lavabo bölümleri bulunmaktadır.

Kirli malzemelerin kabul edildiği alanda, eklemli malzemeler ultrasonik cihazlarda, lümenli \ malzemeler hava ve su tabancası yardımıyla temizlendikten sonra diğer kirli malzemelerle yıkama makinesine yerleştirilir. Durulama, deterjanla yıkama, dezenfeksiyon(93 derecede) aşamalarından sonra 70-75 dakikada yıkama işlemi tamamlanır.

Yıkama makinesinden çıkan malzemeler poşetlenerek her kliniğin malzemesi ayrı sepetlere yerleştirilip otoklava atılır.Aeratör,angldruva,piyasemen gibi başlıkların bakım ve sterilizasyonu Başlık Bakım Otoklavında yapılır.

Otoklavdan çıkan steril malzemeler raflarda bulunan sepetlere yerleştirilir.

Günün belirli saatlerinde iki personel temiz malzemeleri taşıma arabasına yerleştirip kliniklere dağıtır.

Kirli arabasıyla kirli malzemeler kliniklerden toplanır, üniteye getirilir.

Merkezi Sterilizasyon Ünitesinde yıkama ve sterilizasyon cihazlarının verimli çalışıp çalışmadığının kontrolü (validasyon),cihaz kontrolü (Bowie- Dick testi), maruziyet kontrol(kimyasal entegratör), yük kontrolü(biyolojik indikatör), protein test(yıkama makinesi için ürünleriyle günlük takip edilmektedir.

  

AYNİYAT

 

253 Dayanıklı Taşınırlar, 254 taşıtlar, 255 Demirbaşlar gruplarına ait satın alınan taşınırlar: Teklif ve Onay Belgesi, Fatura, Muayene Raporu, Satınalma belgeleri tamamlandıktan sonra Taşınır îşlem Fişi düzenlenerek kayıda alınır. Bağış yoluyla edinilen taşınırlar: Değer Tespit Komisyonu tarafından düzenlenen tutanakla Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıda alınır.

Satın alınması gereken malzemelerin stok durumları planlama ve satınalma tarafından istenirse verilir, böylece fazla malzeme alınması önlenir.

Kayıda alınan bütün dayanıklı taşınırlar sicil numarası ile barkotlanır. (Kayıtlı her malzemenin bir sicil numarası vardır.)

Kayıda alınan Dayanıklı Tanışırlardan birimlerin ihtiyacı için alınanlar hemen o birimlerin mutemetlerine zimmet yapılarak verilir kalan malzemeler depoya alınır. Sonradan birimlerin bu malzemelere ihtiyacı doğarsa, istek belgesi karşılığı zimmetlenerek verilir.

Kullanım sonucu ekonomik ömrünü tamamlamış veya kullanılmasına teknik ve fiziki nedenlerle yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılan taşınırlar harcama yetkilisinin belirleyeceği en az üç kişiden oluşan komisyon tarafından değerlendirilir. Hurdaya ayrılmasına karar verilirse kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ile hurdaya ayrılır. Hurdaya ayrılan taşınırlar Taşınır İşlem Fişi (çıkış) düzenlenerek kayıtlardan çıkarılır. HEK’e ayrılan bu malzemeler düzenlenen komisyon tutanağı ile Rektörlük hurdalığına atılmak üzere Teknik bakıma veya Biyomedikal ünitesine teslim edilir Taşınır Mal Yönetmeliği gereğince hazırlanan belgeler öngörülen tarihlerde Strateji Daire Başkanlığına gönderilir.

Yıl sonlarında genel sayım yapılır, ayrıca birim mutemetlerinin görevden ayrılmaları halinde o birimde sayım yapılarak yeni mutemede zimmet fişi düzenlenir.

Sayım sonucunda kayıtsız tesbit edilen sayım fazlası malzemeler Değer Tespit Komisyonu (bu komisyon harcama birimi yetkilisinin onayı ile Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi ve işin uzmanı dahil en az üç kişiden oluşur) tarafından belirlenen değer üzerinde hazırlanan tutanağa istinaden Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıda alınır.

Giyim-Kuşam iştikakı olan personelin 150 Tüketim grubuna dahil malzeme listeleri hazırlanıp Rektörlük Makamı'nın onayından sonra yapılan satınalma neticesinde taşınır İşlem Fişi (giriş) düzenlenerek kayıda alınır, personele imza karşılığı verilir. Bu malzemelere ait düzenlenen Komisyon Tutanağı ile Taşınır İşlem Fişi (çıkış) düzenlenerek çıkış yapılır. 150 Tüketim malzemeleri grubunu içeren tüm malzemeler özel bütçeden satın almaları halinde Taşınır işlem Fişi ile giriş yapılarak ilgili birimlere taşınır İşlem Fişi ile çıkışları yapılır.

Bir yılı içeren Taşınır Yönetim Hesabını oluşturan 150 Tüketim malzemeleri, 253 Dayanıklı Taşınırlar, 254 taşıtlar Grubu, 255 Demirbaşlar Gruplarına ait taşınırları içeren cetveller hazırlanıp Strateji Daire Başkanlığının da onayından sonra birer nüshaları ile hesabı oluşturan diğer belgeler Sayıştay Başkanlığına zamanı içinde gönderilerek o yılın hesabı kapatılır.

 

ÖĞRENCİ İŞLERİ

 Öğrencilerimizin her türlü burs başvurularını almak ve burs komisyonlarınca değerlendirilmesini sağlamak.

Öğrencilerin danışman öğretmenlerini ayarlamak.

Öğrencilerin önlük giyme töreni ve mezuniyet törenlerini ayarlamak.

Öğrenci temsilci seçimi için andık kurulu-seçim kurulu işlemlerini koordine ederek sonuçlandırmak.

Tüm öğrencilerin dilekçe-rapor işlemlerinde dekanlık makamı ile iletişimi sağlamak.

Öğrencilerin mezuniyet törenlerinde görev almak.

Dönemlere göre ders programlarının hazırlanması.

Sınav salon başkanları ve gözetmenlerin ayarlanması.

Öğrencilere gerekli duyuruların yapılması, (sınav,sonuç,öğrencilikle ilgili duyurular)

Sınav sonuçlarına itiraz dilekçelerinin kabul edilip yeniden değerlendirilmesinin sağlanması.

Sınavlarda kullanılacak malzemelerin ayarlanması.(kağıt,toner,master vb.)

Staj öğrencilerinin hangi stajlara dağıtılacağının ayarlanması.

Anabilim Dallarına belli aralıklarda öğrenci listelerinin gönderilmesi ve staj sınavlarının okunması-sonuçlarının ilan edilmesi.

Dönemlere ait öğrenci notlarının yıl sonunda interaktif sisteme geçilmesi.

Dönemlere ait yıl sonu başarı durumlarının hesaplanarak Akademik kurula sunulması.

Eğitim komisyonu olarak yıllık Eğitim-Öğretim programlarının ayarlanması.

Koordinatörlükler arasındaki yazışmaların yapılması.

İdari anlamda Koordinatörlükler-Eğitim komisyonu /Eğitim komisyonu- Dekanlık arasındaki tüm yazışmaların yapılması.

Yatay geçişler ile ilgili tüm yazışmalar.

Düzenli dosyalama sistemi kurmak.

Eğitim Komisyonu Başkanı ve Fakülte Sekreterinin vereceği diğer işleri yapmak.

 

FATURALAMA VE MALİYET MUHASEBE

 

Günlük hasta kabul girişlerini kontrol etmek

Hasta kabulden gelen bütçe uygulama tebliğine tabi hastaların sevk evraklarının incelenmesi

Ay sonunda bütçe uygulama tebliğine ait hastaların faturalarının hazırlanıp basımı yapılarak kurumlara     zarflar halinde gönderilmesi

Gönderilen faturaların takibi hesapların kontrol edilerek ödenen faturaların düşülmesi

Sağlık uygulama tebliğine ait hasta faturalarının medula ekranın da hazırlanıp gönderilmesi

Medula ekranında hazırlanan faturaların aylık kontrolleri ve hatalarının düzeltilmesi

Ay sonunda hazırlanan SUT ait faturaların örneklendirme yoluyla çıkarılması ve bu faturalardaki tetkiklerin tek tek kontrol edilerek SGK tarafından istenen epikriz rapor, diş röntgen filmleri, müstahaklık belgeleri vb. faturalara eklenerek Sağlık İşleri İl Müdürlüğüne teslimi

Kuramlardan gelen fatura dip koçanlarının incelenmesi ödenmelerinin yapılması durumunda hesap ekstresi kontrol edilerek sistemden düşürülmesi.

Kurumlara Fatura çıkartmak ve Bunların posta takibini yapmak.

Bankadan hesap ekstrelerini alarak fatura takibi yapmak.

Ayniyat personelinden Ay içerisinde yapılan giderleri gösterir belgelerin kayıtlarını yapmak.

Bilgi işlem personelinden Fakültenin gelirlerini gösterir verilerin kaydını yapmak

Gelir-Gider tablosunu hazırlayarak dekan yardımcısına hazır sunmak.

Cuma günleri Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığından öğrenci yemek fişlerini kontrol ederek ve zabıt tutarak teslim alınır.

Çarşamba-Perşembe günleri 10:00 - 13:00 saatleri arasında yemekhanede yemek fişi satışı yapmak.

Perşembe günü öğrenci yemek fişlerinden toplanan para bankaya yatırılır. Dekontların takibi ve tutulan makbuzların Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilir.

Hafta içi 11:00 — 13:00 saatleri arasında yemek hanede fiş kontrolü yapılarak öğrencilerin yemek yenmesi sağlanır.

 

LABORATUVAR

 

Cihazın günlük bakımının yapılması.

Cihazın rutin günlük kitlerinin verilmesi.

Hastalardan kan alımı.

Bilgisayara kan alınan hastanın kaydının yapılması.

Alınan kanlan santrifüj edilmesi.

Kanları cihaz için hazır hale getirilmesi.

Çıkan sonuçların cihazdan onaylanması.

Çıkan sonuçların ana bilgisayara kaydının yapılması ve onaylanması.

Hepatitli hastaların ana sisteme girilmesi.

Hastalara kan sonuçlarının verilmesi.

Kliniklerden ve sekreterlik arayan personele hasta sonucu bildirilmesi.